Peter Drucker từng nói “Nếu chúng ta không biết đo lường, chúng ta sẽ không thể quản lý”. Đó là lý do ra đời của chỉ số KPI. Vậy KPI là gì? Có bao nhiêu loại KPI? Xây dựng KPI như thế nào để hoạt động quản trị rành mạch, thông suốt?


Chính xác KPI là gì? Tại sao doanh nghiệp cần phải xây dựng KPI cho nhân viên?

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá kết quả thực hiện công việc, được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.

Bạn đang xem: Tài liệu hướng dẫn xây dựng kpi

Nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu kiếm nhiều lợi nhuận hơn trong năm tới, thì có thể đo lường KPI theo tăng trưởng bán hàng, lợi nhuận biên và chi phí vận hành. Nếu một công ty muốn đo lường hiệu quả của phòng nhân sự thì có thể đo lường KPI theo hiệu quả tuyển dụng, chất lượng đào tạo, năng suất của nguồn nhân lực… Hiện nay, rất nhiều công ty muốn đo lường tất cả các vấn đề trên, thì họ cần xây dựng một bộ chỉ tiêu KPI khác nhau cho từng vị trí phòng ban, nhân viên.


*
Key Performance Indicator được hiểu là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng

Dựa trên tiêu chí KPI, nhà quản lý có thể theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp, đồng thời nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc và đảm bảo những mục tiêu, tầm nhìn có thể được hoàn thành đúng như kỳ vọng

Đối với nhân viên, họ sẽ xác định được khả năng hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra. Từ đó có động lực làm việc cũng như phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời.

Nếu doanh nghiệp còn đang loay hoay tìm kiếm một ý tưởng xây dựng KPI phù hợp. Hãy Click bài viết Case study: Tự động hóa quy trình xây dựng KPI cho nhân viên để có các con số trực quan hơn về KPI các doanh nghiệp trên thế giới đang theo dõi.

Phân loại KPI trong doanh nghiệp


*
Phân loại chỉ số đánh giá kết quả thực hiện công việc trong doanh nghiệp

Tùy theo doanh nghiệp, tổ chức mà KPI sẽ khác nhau, ngay cả mỗi bộ phận cũng sẽ có một KPI khác nhau (Sales, Marketing, Product, HR) và mỗi người trong một bộ phận cũng có KPI khác nhau (SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs) nhưng nhìn chung thì KPI thường chia làm 2 loại:

KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược: Các mục tiêu mang tính chiến lược: tiền, profit, market share… tức là những mục tiêu tác động trực tiếp đến sự sống còn của công ty. Ví dụ KPI chiến lược là phải đạt doanh số 10 tỷ tháng và mỗi năm 120 tỷ, không đạt được mục tiêu đó thì có khả năng công ty sẽ bị ảnh hưởng, nhà đầu tư rút vốn, giám đốc Sales và Marketing bị cho thôi việc.

KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật: Các chiến thuật là những hoạt động nhỏ nhằm giúp công ty đến được gần hơn với việc đạt mục tiêu chiến lược. Ví dụ HR KPI là mỗi tháng cần phải đạt được 100 số lượng CV sales nhận được trên mỗi kênh, tuy nhiên, số lượng CV này dù có đạt được cũng không đảm bảo sẽ giúp công ty đạt được doanh số.

Nhưng các KPI này là một chỉ số mang tính đo lường sự phát triển và hiệu quả của các chiến thuật đang được thực thi và đồng thời bản thân các KPI này phải liên hệ trực tiếp tới việc nó sẽ tác động tới việc đạt mục tiêu chiến lược ra sao. Ví dụ: nhiều CV thì cơ hội tìm được nhiều ứng viên sales tiềm năng, từ đó công ty sẽ sở hữu được nhiều “best seller”, doanh thu lúc đó tăng lên đáng kể.

Cho nên các tầng cấp quản lý (directors, managers) là người sẽ bị ép KPI chiến lược và các bạn này phải tạo ra các KPI chiến thuật để phục vụ việc đạt mục tiêu KPI chiến lược mà các bạn đang chịu. Các KPI chiến lược này sẽ được áp cho các bạn cấp dưới đang thực thi các công việc tương ứng.

Những sai lầm trong công tác xây dựng KPI trong doanh nghiệp?

1. KPIs không liên kết với những mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp

Đúng như tên gọi Key Performance Indicator, KPI phải là những chỉ số thực sự QUAN TRỌNG. Cụ thể hơn, chúng phải được xây dựng và theo dõi dựa trên những mục tiêu mang tính chiến lược của từng phòng ban, doanh nghiệp. Việc xây dựng và đánh giá KPI không ăn khớp với những mục tiêu cụ thể có thể khiến doanh nghiệp lãng phí nguồn lực và tài nguyên, đồng thời không đem lại kết quả như kỳ vọng.

2. Chỉ tập trung tới các chỉ số KPI kết quả

KPI như “Tăng tỉ lệ chuyển đổi bán hàng của website lên 20%” là chỉ số đánh giá kết quả cuối cùng, nhưng không cho ta thấy nguyên nhân để có được kết quả này. Vô hình chung, chỉ số này sẽ trở nên mông lung và khó có thể đạt được nếu như không được xây dựng tập các KPI thể hiện nguyên nhân bổ sung thêm (Ví dụ trong trường hợp này có thể là “Tung ra thị trường 3 sản phẩm mới trong năm”).

Nhìn chung, giữa các chỉ số KPI cần có mối quan hệ nhân quả chặt chẽ. Doanh nghiệp từ đó cũng nên cân bằng giữa hai loại chỉ tiêu KPI về kết quả và nguyên nhân để đảm bảo kết quả đầu ra được như mong đợi.

3. Xây dựng KPIs cố định, không có sự cập nhật và tùy chỉnh theo thời gian

Tiếp tục ví dụ trên, chẳng hạn, chỉ với một nửa thời gian dự kiến là 3 tháng, tỷ lệ chuyển đổi bán hàng đã đạt ngưỡng 20%, lúc này doanh nghiệp cần tùy chỉnh KPI để phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Tương tự, khi gặp những vấn đề khó khăn, các chỉ số đánh giá cũng nên được tối ưu lại để đảm bảo nhân viên có thể xử lý được công việc hợp lý, hiệu quả.

* Lưu ý, doanh nghiệp không nên áp dụng KPI để đo lường kết quả các mục tiêu thuộc lĩnh vực sáng tạo: Đặc điểm công việc của các vị trí sáng tạo như họa sỹ thiết kế, phát triển phần mềm, kiến trúc sư, chuyên gia phân tích dữ liệu,…là công việc, mục tiêu đổi mới liên tục, không lặp lại, thậm chí có những việc diễn ra đúng 1 lần hoặc trong thời gian ngắn, vì vậy không áp dụng được KPI.

Danh cho nhà quản trị: Chiến lược điều chỉnh KPI hợp lý và khoa học

05 bước xây dựng bộ KPIs cho từng nhân viên hiệu quả

Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ trong công tác xây dựng bộ chỉ tiêu KPI, edquebecor.com KPI hỗ trợ nhà quản lý dễ dàng xây dựng hệ thống KPI phù hợp cho từng vị trí, phòng ban trong doanh nghiệp với 5 bước cơ bản sau.


05 bước xây dựng bộ chỉ tiêu KPI cho từng nhân viên hiệu quả

Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs

Có 2 phương pháp chính:

Các trưởng bộ phận/phòng/ban chức năng là người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận sẽ trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trí trong bộ phận/phòng/ban đó. Bộ phận/Phòng/Ban càng lớn thì càng chia nhỏ việc xây dựng KPIs cho các cấp dưới. Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPIs cho phòng/ban/bộ phận. Phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên, các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.

Bước 2: Xác định các chỉ số KPIs

Mỗi vị trí trong một bộ phận sẽ có những chức năng/trách nhiệm riêng nên

yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng các chỉ số KPIs là việc phải đảm bảo chúng được gắn bó chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể của phòng ban, doanh nghiệp.

Sau khi đã thống nhất được KPI với phần mục tiêu của vị trí, phòng ban, bước tiếp theo, bạn cần ứng dụng những tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc:


*
Tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc

S Specific: Mục tiêu cụ thể

M Measurable: Mục tiêu đo lường được

A Attainable: Mục tiêu có thể đạt được

R Relevant: Mục tiêu thực tế

T Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể

Nếu các chỉ số KPIs xây dựng không đạt được tiêu chí SMART, nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu đến việc đánh giá nói riêng mà còn gây hậu quả tiêu cực cho hệ thống quản trị tổ chức nói chung.

Tải miễn phí: 9 Mẫu KPI Excel mới nhất dành cho các phòng ban của doanh nghiệp

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Sau khi đã xác định được KPIs cho từng vị trí công việc trong doanh nghiệp, đã đến lúc áp dụng nó vào trong việc quản trị, cả nhân sự và năng suất. Có thể phân chia mọi đầu công việc, KPI về 3 nhóm chính:

Nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.

Nhóm B: tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung HOẶC/VÀ tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.

Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít.

Mỗi nhóm này thường sẽ có trọng số khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng, chẳng hạn như: A: 50%; B: 30% và C: 20%

Để đánh giá mức độ hoàn thành của một nhân viên A có sẽ bao gồm cả 3 yếu tố KPI: A, B và C.

Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành KPIs, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định.

Chính sách này có thể được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, của quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPIs hoặc do chính các nhân viên tự thống nhất với nhau.

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI

Hệ thống KPIs phải được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian.

Ban đầu, hãy xem xét các KPIs vừa được lập để đảm bảo rằng các số liệu là phù hợp. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó trong ít nhất một năm.

Việc quản trị nhân sự theo KPI là một phương pháp hữu hiệu đã được kiểm chứng ở nhiều doanh nghiệp và thực tế là + 1500 khách hàng doanh nghiệp của edquebecor.com cũng đang sử dụng phương pháp này.

Có thể bạn quan tâm:

10 Chỉ số KPI Marketing cập nhật mới nhất năm 2021

Sự khác biệt giữa chỉ tiêu OKR và KPI – có thể bạn chưa biết?

Chiến lược điều chỉnh KPI hợp lý và khoa học mùa Covid

Giới thiệu phần mềm edquebecor.com KPI – Hệ thống đo lường và đánh giá tự động KPI nhân viên nằm trong bộ công cụ Quản trị nhân sự edquebecor.com HRM+


edquebecor.com KPI – nằm trong bộ công cụ quản lý nhân sự edquebecor.com HRM+ giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên hiệu quả hơn

#1 Tự động hóa tính toán KPI : Phần mềm sẽ tự động tính toán điểm số KPI của nhân viên dựa trên các chỉ số ví dụ: số công việc hoàn thành, số công việc hoàn thành đúng hạn, hoàn thành quá hạn, chưa hoàn thành và tổng…

#2 Liên kết đa dạng: Phần mềm KPI của edquebecor.com có thể liên kết với nhiều ứng dụng và phần mềm khác: phần mềm quản lý công việc, phần mềm chấm công, phần mềm quản lý thông tin nhân sự… để tạo thành bộ công cụ Quản trị nhân sự toàn diện.

#3: Triển khai chuyên nghiệp: Sở hữu đội ngũ kỹ sư, chuyên gia tư vấn hàng đầu , edquebecor.com giúp tư vấn, hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập và chuẩn hóa bộ chỉ tiêu KPI cho từng vị trí và số hóa chạy tự động trên hệ thống phần mềm.


Người dùng có thể xem video trên đây để có cái nhìn tổng quan về tính năng và giao diện phần mềm quản lý KPI của edquebecor.com

#4: Khả năng trao đổi, tích hợp dữ liệu: Môi trường cộng tác làm việc trực tuyến kết nối 2 chiều, tạo điều kiện trao đổi thuận tiện, đính kèm tài liệu, hình ảnh dễ dàng ngay dưới mỗi nhiệm vụ. Tích hợp API liền mạch, đồng bộ hóa toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp với rất nhiều ứng dụng khác.

Xem thêm: giấy viết chữ hán

#5: Tương thích với nhiều thiết bị: Sử dụng trên cả 2 nền tảng Web và App di động với hệ điều hành Android và IOS.